Organisation du stock dans une PME

Lorsque l’on évoque l’organisation du stock dans une entreprise, quelle qu’en soit sa taille, cela ne s’applique pas uniquement aux produits finis. Ne pas négliger le stockage de matière première est primordial.
Maîtriser les indicateurs de gestion des stocks (KPI) qui constituent des données clés concernant les chiffres de rotation des stocks, mais aussi de la chaîne logistique et les performances commerciales, s’avère particulièrement utile.

La gestion de commande ainsi que la tenue des stocks consistent à mettre en place des stratégies infaillibles dans le but de maximiser la rentabilité de l’entreprise. Cela est valable pour l’industrie du  bol vibrant mais également dans tout autres secteurs d’activité. Une bonne gestion est un réel équilibre, qui nécessite de toujours avoir la quantité d’articles indispensable dans un entrepôt au moment où l’on en a besoin. En effet, la disponibilité immédiate de marchandises permet de répondre à la demande des clients. Pour cela, l’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks contribue à faciliter l’inventaire et à automatiser les commandes et la livraison des matériaux.
Une rupture de stock expose à une coupure dans la production et peut avoir des répercussions néfastes sur le chiffre d’affaires et le carnet de commandes de l’entreprise, mais aussi sur le retour des acheteurs. Au contraire, un excédent de stock n’est pas souhaitable puisque cela coûte cher et le risque de perte et de dépréciation est important.
La mise en place d’une logistique efficace pour la gestion de l’approvisionnement auprès d’un fournisseur permet de :

• Définir les seuils d’alerte afin de prévenir les articles manquants
• Maîtriser les coûts
• Suivre l’évolution du niveau des stocks
• Prévoir les demandes et planifier les achats en conséquence
• Impliquer les salariés grâce à une information centralisée et en temps réel

L’automatisation de la gestion des stocks grâce à un logiciel assure un gain de temps non négligeable et réduit considérablement le taux d’erreurs lors des commandes de matériaux. De plus, prévenir les ruptures de stock favorise inévitablement la satisfaction des clients.

Le stock représente une part importante des charges financières et de l’immobilisation des capitaux pour les PME. C’est pourquoi une bonne gestion des matières premières ou des produits semi-finis est primordiale. Cependant, le stock ne se limite pas à ces deux postes, le stockage de produits finis attendant d’être vendus ou les stocks d’emballage comptent pour beaucoup dans la trésorerie.
Pour adopter une organisation solide, on peut dans un premier temps s’appuyer sur différentes méthodes dont l’efficacité n’est plus à démontrer :

• La stratégie de réapprovisionnement à date et de quantités fixes
  Cette technique appelée également méthode calendaire consiste à commander à date fixe une quantité fixe de matériaux auprès des fournisseurs. Cette logistique s’adapte particulièrement pour les commandes d’articles dont la consommation est constante et régulière.
• La méthode de réapprovisionnement à dates et à quantités variables
  Cette technique permet de limiter les immobilisations financières, mais n’est possible que dans le cadre d’un besoin à court terme pour un projet en cours. L’entreprise commande alors uniquement ce dont elle a besoin au moment où elle en a la nécessité.
• La technique de réapprovisionnement à date fixe en quantité variable
  La « méthode de recomplétement » est spécifiquement adaptée à la gestion des flux de produits coûteux, périssables et encombrants dont le besoin est régulier. En revanche, le gestionnaire se doit d’être particulièrement attentif au risque de rupture ou de sous stock en utilisant cette technique.
• La méthode de réapprovisionnement à date variable et de quantité fixe
  Comme pour la méthode précédente, celle-ci est particulièrement adapté au stockage d’articles onéreux, périssables ou encombrants. En définissant un seuil d’alerte qui déclenche un nouvel approvisionnement, la gestion du stock est optimisée. Cependant, prévoir un stock de sécurité dans le cas où la consommation de matières premières subirait une croissance irrégulière demeure crucial.
• La méthode du Toyotisme quant à elle est une stratégie industrielle qui s’appuie sur l’absence de stock, la production en flux tendu de petites quantités. Elle nécessite une réactivité très vive des commandes.

La gestion des stocks est un processus de contrôle du flux de marchandises de leur entrée jusqu’à leur sortie. C’est l’un des aspects les plus importants de la gestion d’une entreprise, car il peut aider à garantir la disponibilité des produits en cas de besoin et que les coûts d’inventaire sont minimisés.
De nombreuses approches différentes existent pour faciliter la gestion des stocks, en fonction du secteur d’activité. Une bonne communication et l’implication des employés sont essentielles. Pour faciliter cette organisation, des logiciels ERP qui intègrent la gestion des stocks sont disponibles. Ces systèmes fournissent aux salariés un accès instantané à une base de données centralisée. Ces logiciels également appelés PGI (progiciel de gestion instantané) ont souvent un coût non négligeable. Cependant de nombreuses méthodes de gestion gratuites ont fait leurs preuves.

Le système Kanban provient du japon et s’avère être très efficace pour faciliter les enjeux gestion des stocks des entreprises. Cette technique permet de compléter et de réapprovisionner les stocks seulement quand cela est nécessaire. Les employés sont avertis de la baisse des stocks grâce à un indicateur visuel appelé Kanban. Cela assure de disposer de stock utile uniquement et d’éviter un gaspillage d’argent et un manque d’espace dans les entrepôts. Cet indicateur peut être un ruban de couleur pour délimiter un volume de sécurité ou par exemple un système de double bac.
La technique la plus largement utilisée est celle des deux bacs (« tow-bin »). Pour la mettre en place, il est nécessaire d’avoir deux bacs par produits. Un bac à l’avant est constitué du stock opérationnel tandis que le second à l’arrière sert de stock de réserve. Un indicateur visuel comme une fiche avec le nom et l’image correspondant aux produits doit être apposé sur le premier bac. Lorsque celui-ci est vide, la fiche doit être mise de côté pour rappeler que le stock est à reconstituer. Le bac arrière glisse alors à l’avant et l’indicateur visuel sera remis une fois le réapprovisionnement effectué.

Le sigle FIFO ou LIFO est un acronyme anglais qui désigne Last In First Out, soit « Dernier Entré Premier sorti ».
La LIFO part du principe que les marchandises achetées le plus récemment auprès des fournisseurs sont les premières à sortir à nouveau du stock. Ce procédé considère que l’entreprise utilise en premier les produits acquis en dernier.
Le système LIFO prend en compte la variation des prix ce qui lui vaut d’être fortement utilisée en période d’inflation. Cette méthode est particulièrement conseillée dans certains secteurs. Notamment pour les marchandises sèches telles que les céréales, le charbon ou le sable.
Dans le cas d’une matière première, cette technique indique le coût de fabrication le plus juste dans la mesure où il s’agira du tarif le plus récent. Le système LIFO simplifie le processus de gestion puisqu’une fois réalisé, le produit est directement vendu.

L’utilisation d’un logiciel de gestion de niveau des stocks permet aux PME de mieux organiser et de mieux gérer l’état des entrepôts ou d’un magasin. Ce type d’outils dispose de plusieurs options utiles qui offrent une vue d’ensemble des stocks et des flux, facilitant le quotidien des gestionnaires de stock. C’est une solution efficace pour l’étiquetage et la gestion des codes-barres.
Un logiciel de gestion de stocks gratuit ou payant peut gérer plusieurs sites et différents magasins à la fois, en réseau. Cet outils de gestion s’avère extrêmement pratique grâce à la précision des données et de l’historique qu’il enregistre.
Il est cependant intéressant de se poser quelques questions avant de choisir son outil de gestion des stocks.
Optez pour ce qui sera le plus adapté à votre entreprise :
• Opensource ou Saas (Software as a Service) qui ne nécessite qu’une connexion internet et un abonnement au logiciel.
• Sur votre serveur ou dans le cloud, en fonction de vos compétences internes. La solution Cloud permet de pouvoir travailler de n’importe où en ayant accès aux données nécessaires.
• L’intégration à prévoir : vérifiez la compatibilité de votre logiciel de gestion à votre CRM.
• Les fonctionnalités utiles à votre entreprise : gestion des stocks, gestions des achats et des ventes, reporting…

En somme, pour gérer les stocks d’une PME il n’est pas nécessaire d’avoir des outils très coûteux. Néanmoins, l’utilisation de WMS, ou Warehouse Management System (outils de gestion des entrepôts) facilite grandement la gestion des flux. Selon sa taille, l’entreprise peut mettre en place une procédure de gestion des stocks grâce à la création d’un tableau Excel et de l’implication des salariés. Cependant, l’amélioration du stockage doit être adaptée aux besoins réels de l’entreprise.
Avant de décider quelle est la meilleure façon de gérer ses matières premières, il est déterminant de se poser les bonnes questions. Définir les exigences et le budget des techniques d’organisation des stocks est essentiel. Une logistique optimale des stocks permet aux entreprises de gagner du temps et de l’argent. Mais soulignons que cela assure des délais de livraison respectés et par conséquent la satisfaction des clients.